企业信息化建设误区浅谈

刘文军

（广东同望科技股份有限公司  高级咨询工程师）

摘要：企业信息化建设在企业向管理要效益的形势下，对企业管理的高效性要求、快速落地的必要性起着举足轻重的辅助作用，国家也从政策层面对企业的信息化建设提出了一系列标准和建议。然而对于相当大一部分企业在信息化建设思路上还存在一定的偏差，本文作者通过多年来在多个企业进行信息化推广工作总结的经验，试就为了提升实际管理效率而进行信息化建设的企业在信息化建设过程中最普遍同时也是影响较大的四个误区作以下简析：

【关键词】：信息化建设  误区

现代企业要进行信息化建设、利用信息化辅助管理并引领管理的提升是毋庸置疑的，并且一部分企业已经先行一步进行了综合的信息化建设，然而真正将信息化系统正常有序用起来的却很少，究其原因，大多是信息化建设的出发点出了问题，以至于在应用的过程中信息化和实际管理出现两层皮的情况，难以落地，不能为企业的管理及发展起到应有的作用。

企业进行信息化建设的动机一般有三种：一种是行业政策要求，一种是跟风，一种是实际管理需要。

企业在进行满足企业实际管理需要的信息化建设中应尽量避免以下误区，以便信息化的建设每个环节都是有效的、实用的，否则，信息化的建设极有可能以失败而告终。

1、出发点过于‘理想化’

企业往往会认为信息化能带给企业管理水平的飞跃，能将一些混乱的管理局面变得井然有序，于是在信息化建设的过程中企业总是将‘理想’融入系统，如在信息化中建设中实行‘拿来主义’，套用管理水平较高的企业管理模式，或在信息化建设过程中仅在系统中对管理流程大手笔进行改造，最终出现信息化和管理两层皮的局面。

企业应当意识到信息化系统只是工具，是服务于管理的辅助工具，而不能代替管理，这就像一个母亲出门找孩子回家吃饭，孩子不听话继续玩耍，这时候让母亲用最先进的手机打电话给孩子让回家吃饭，孩子照样不会听话乖乖回家吃饭。但是如果孩子很听话，那么母亲用电话通知孩子回家吃饭则可以节省大量时间和精力，至少不用出门去找。

信息化建设必须管理先行，即企业的大部分管理模式改造应先于信息化，成熟并落地后方可融入信息化进行管理。如某企业在未进行信息化建设之前发布了完整的考勤制度，但员工的意识和素质并未同步提升，执行非常困难，时常有扯皮的现象发生，于是该企业在进行信息化建设时便希望能通过系统自动提取打卡机数据进行工资核算，但这样做的结果就如同母亲喊孩子回家吃饭的例子一样，扯皮现象可能会更加严重，灵活处理起来反而会更加麻烦，考勤制度并不能因此而顺利执行，以至于人资部门疲于扯皮和想方设法在系统中调整考勤数据，逐渐对系统失去信心甚至开始排斥，所以考勤管理的信息化的前提是企业的考勤制度已经深入人心，所有员工都在认可并执行，在此前提下将考勤信息化后人资部门才能节省大量的用于每月考勤和薪酬计算的精力和时间。

2、信息化定位不合理

主要表现为‘建设目标不明确、建设内容贪大求全’。企业有信息化诉求，却无明确定位，希望‘能信息化的都信息化’，各子公司、部门、项目部想做什么尽管提。这是一种非常危险的做法，往往会造成各个不同层面管理者、业务工作者对需求来回扯皮，造成需求混乱，以至于信息化建设周期漫长、企业的资源投入越来越大，却总看不到回报、需求不通用、企业信息化建设信心逐渐降低，甚至出现员工对信息化越来越排斥的局面。

从成本角度来讲，企业进行信息化建设投入的不仅仅是资金，信息化建设过程中企业投入的人、材、物等资源成本可能比企业支付给软件供应商的价款要高很多。再者信息化的建设影响最直接的是企业员工工作方式的改变，首次信息化建设必须成功，否则对企业的管理者及员工在信心上的打击会直接影响到企业管理的严肃性。所以信息化建设的定位很关键，企业在进行信息化建设之前，首先要做好合理的规划，应根据企业的管理水平、人员素质、企业管理环境等进行综合分析，确定信息化管理的重点、范围、深度等等。

信息化建设规划中，应当遵照‘总体规划、分布实施、稳步推进、注重效果’的原则。即：先建设简单易用、见效快的部分，使员工可以快速适应系统应用模式、减少传统手工作业与信息化作业的冲突、减少磨合过程、增加管理者及员工对于信息化建设的信心，快速抵消员工的抵触心理，并且在此基础上可以积累建设经验，从而对信心化的全面建设奠定良好的基础。可以先将企业固化的业务实现信息化，如日常办公、材料管理等，这部分业务各企业管理模式差距较小，相对较固化，很少出现需求不清晰、扯皮的现象，实施顺利、见效快。

3、过于依赖软件供应商

企业往往会以工程项目建设的思想和方式与软件供应商进行合作，认为企业要的只是软件，至于如何规划、如何建设、后期服务都应该是软件供应商应该做的事情，不应过多投入资源进行配合。如此一来在建设过程中企业总是在宏观层面提出要求，对细节不做过多把控，不注重对系统的全面掌控。审批流程发生变化，需要找软件供应商进行调整；新员工入职，需要找软件公司进行系统应用培训；甚至用户权限的变化、忘记了登录密码也要找软件供应商进行处理。过多地依赖软件供应商，可能造成信息化系统不能很好地融合企业自身的管理、增大企业内部信息泄露风险、同时受软件供应商的牵制而时常处于被动局面，更像是租来的系统。

管理是一门不确定的科学，没有固定的公式，每个企业的管理模式都有差别。成熟的软件供应商会具有相当丰富的客户知识积累，也沉淀了许多先进的管理方法，但这些管理方法不一定符合自己企业的管理思想，绝不能‘拿来’，而应该作为参考，直接‘拿来’可能会导致细节上偏离企业自身管理思想，从而对管理造成困难甚至障碍。在需求形成过程中，应当尽量详尽，避免细节上的误差。企业的业务骨干不仅要掌握系统的应用，更要清楚掌握系统业务流程，以便在业务管理发生变化时及时提出进一步的改进需求，在新员工入职或岗位调整时能对新的应用人员进行培训指导。有条件的企业一定要设置专门的信息中心，甚至设立专门的CIO岗位，在企业管理模式进行变革或局部调整时企业的CIO及信息中心应同步组织及规划信息化系统的升级事项，使得信息化系统实时跟进企业的管理思路，并起到适当引领管理的作用。信息中心应当尽可能地掌握更多更深层次的系统后台功能，在业务流程或细节调整时能够及时自行进行调整，做好系统的日常维护工作，而不受制于软件供应商。

4、系统选型误区

部分企业在召集软件供应商进行信息化系统考察的过程中我们发现有相当一部分企业的信息化意识还停留在软件产品的阶段。考察过程中把重点放在系统的业务处理功能上，哪款产品在业务处理上最接近自己企业的管理模式便选用哪款产品，更有甚者把重点放在了产品的美观、操作是否简单上，忽略了产品的架构对企业未来的应用带来的影响，对企业的信息化应用带来了巨大的风险，可能会在日后企业管理思路改变时不得不废掉现有的系统重新进行选型和开发，造成重复投资，应用过程中积累的大量经验数据也可能会因此化为乌有，造成不可弥补的损失。

前面已经提到，企业的管理模式均存在不同程度的差异，综合管理系统不能‘拿来’，只能借鉴和参考。现阶段成规模、成熟的软件供应商的产品定制及其灵活和高效，可以快速针对企业的特点进行个性化的量身定制。所以企业在进行系统考察时大可不必将重点放在业务处理功能上，这就像现阶段人们选择智能手机，内行绝不会关注该手机都有哪些功能，而是关注该手机采用了何种操作系统，性能如何等等，因为应用功能是可以自行安装的，而是否能支持大型应用是由手机的操作系统和性能决定的。所以在进行信息化系统考察时应重点关注其整体架构设计，这点非常关键，好的架构设计能在企业应用过程中管理水平提升或业务逻辑发生改变时快速、低成本地进行调整和升级。

好的信息化系统就像一台服务器，劣质的信息化系统就像一台笔记本电脑，如果关注重点不正确，可能会认为笔记本电脑更好用，因为它体积小、功能应有尽有，但稍有硬件知识的人则很清楚笔记本电脑的性能远不及服务器，并且在日后笔记本电脑的配置不能满足持续增长的应用需要时只能重新购买最新型号的机器，但服务器则不然，仅需要对局部硬件进行更新换代即可，而不需要整台更换。

界面的美观与操作的难易程度对应用者来讲仅仅是个适应的过程，成熟的软件供应商会不断根据用户的体验反馈，顺应科技的发展，采取最先进并合适的技术对系统的界面及操作易用性进行不断地改进，应用者大可不必将重点放在这方面。

参考文献：

1.常桂英.浅谈我国企业信息化建设的现状及对策[J] 《北方经济》 2008年第06期

2.韩雪.企业信息化建设的理论分析及流程构造设计.武汉理工大学管理学院.商业时代.2009,24

3.孙建军.信息资源管理概论[M].南京.东南大学出版社，2005.42-44